Hoe voorkom ik dat mijn e-mail als SPAM wordt gezien?

Onderstaande vindt u een aantal tips, waarmee u kunt voorkomen dat uw e-mail berichten onterecht worden herkent als SPAM. Het is niet erg als uw bericht op enige punten worden gezien als SPAM. Het is normaal dat berichten soms punten krijgen. Zolang u de spam-filter correct heeft afgesteld worden deze berichten niet direct gezien als SPAM.

Headers

• Wees eerlijk in de headers van een bericht. Zo dient de afzender (from) ook daadwerkelijk het afzenderadres te zijn. Gebruik op een eigen server altijd een eigen domeinnaam.
• Zorg ervoor dat de ontvanger in de headers staat vermeld. Wanneer de ontvanger een lijst of een groepadressen is, vermeld dit dan in de headers.
• Spammers proberen de afzenders en bestemming te verbergen. Probeer dit zelf niet, uw e-mail zal als SPAM worden gezien door de filters.
• Wanneer u onnodigde headers toevoegt aan uw bericht zal het bericht eerder als SPAM worden aangemerkt.
• Gebruik in de headers de juiste datum/tijd format.
• Zorg ervoor dat op een eventuele eigen server de juiste tijdzone is ingesteld.

Domeinen

• Gebruik een domein wat bestaat en een geldig IP-adres heeft. Dit geldt voor het e-mailadres van zowel de verzender als de ontvanger, maar ook voor het Reply-To adres.
• Gebruik SPF identificatie in DNS records. Dit werkt niet direct, maar voorkomt dat kwaadwillenden zich succesvol kunnen uitgeven voor uw identiteit (e-mailadressen van uw domein).

E-mailprogramma's en opmaak

• Gebruik e-mailprogramma en tools die correct werken. Correct opgemaakte e-mails (technisch correct) worden zelden opgemerkt als SPAM. E-mails met missende mime secties, foutieve of missende message-ids en/of datum headers, onderwerp en/of andere headers met unescaped unicode, etc., worden vaak aangemerkt als SPAM.
• Vermijd onnodigde encoding. Gebruik geen base-64 encoding tenzij het echt nodig is.
• Schrijf geen disclaimer onderaan uw bericht welke claimt dat uw bericht geen SPAM is of voldoet aan alle SPAM eisen. Dit is juist wat SPAM berichten wél doen.
• Wanneer er wetgeving actief is betreffende SPAM, zorg er dan voor dat berichten daadwerkelijk voldoen aan de wetgeving.
• Let op normaal taalgebruik. Gebruik geen extreme hoeveelheden spaties in het bericht of hoofdletters in het onderwerp.
• Gebruik geen onnodige spaties zoals S P A T I E.
• Gebruik geen bijzondere tekens in woorden. (Bijv00rbeeld, bijvoorb33ld, r@ar).
• Vermijd bepaalde onderwerpen in berichten zoals viagra, rolex horloges, sexueel getinte zaken, drugs of medische behandelingen. Met een combinatie van deze woorden wordt een bericht meestal tot SPAM gerekend, zelfs wanneer verder alles in orde is.

• Wanneer u HTML berichten verstuurd gebruik dan een goede html editor. Vermijd het gebruik van MS Word, dit programma laat vaak lege html-tags zoals "<b></b>" achter. Lege of foutieve tags zullen spampunten opleveren.
• Wanneer u in HTML een title tag gebruikt, zorg er dan voor dat deze relevant is. Programma's zoals Dreamweaver en MS Word laten de title leeg of zetten hier 'untitled page' of 'naamloos' in.
• Gebruik geen onzichtbare tekst in HTML code, gebruik een normale grootte tekst.
• Gebruik geen programma's om HTML e-mails te volgen. Wanneer u per se een bericht wilt volgen, doe dat dan zichtbaar in de html.

• Verstuur geen grote hoeveelheden e-mail met hetzelfde bericht en/of onderwerp.
• Wees voorzichtig met eventuele adverteerders in uw emailberichten. Sommige URL's zijn namelijk opgenomen in een blacklist.
• Een mailing moet wettelijk gezien altijd een afmeldmogelijkheid hebben, wanneer deze niet aanwezig is kan een ontvanger beslissen dit te melden aan een blacklist.